Office 365 – L’approche 5Xperts

Chaque déploiement d’Office 365 est unique. Nous identifions d’abord conjointement les secteurs et processus d’affaires bénéficiaires ainsi que leurs contenus d’affaires à haut niveau et leurs singularités. Le survol des TI et des projets TI en cours est effectué sous l’angle de la compatibilité et de l’intégration avec Office 365.  Le volet gestion du changement est aussi abordé, en particulier l’angle humain: l’expertise en TIC du personnel et son agilité face aux améliorations en continue. Cette 1ère étape sert aussi à lister les facteurs de succès, identifier les risques et à élaborer une approche concertée visant l’adoption solidaire d’Office 365 tout en ciblant des gains persistants (en d’autres mots: obtenir un succès en continue).

Une équipe conjointe est ensuite formée. La composition et la taille de cette équipe est variable. Nous y retrouvons les rôles suivants: chef de projet, responsable des communications, responsables des processus, agent du changement et spécialiste Office 365. Le déploiement est précédé ou non par un ou plusieurs projets pilotes, ceux-ci débutent par la mise en place de prérequis, dont la configuration technique des services d’Office 365 (portail, intranet, OneDrive, réseau collaboratif, logiciels de productivité,…), la formation des utilisateurs et la migration partielle ou complète de vos contenus d’affaires actuels (incluant la messagerie). La valeur ajoutée d’un projet pilote réside dans le désir de bien préparer le déploiement, de mieux en apprécier les impacts, les bénéfices, les coûts et d’en identifier les efforts singuliers.

Les étapes centrales de tout déploiement sont la configuration technique des services Office 365 et la formation soutenue du personnel. Plusieurs techniques de formation sont planifiées et appliquées: présentiel en classe; documentation et vidéo en ligne avec trucs et bonnes pratiques; coaching et assistance directe. En pré-lancement, l’accent est mis sur la communication, les ajustements des processus en place et les justifications. En post-lancement l’accent porte sur le rodage, les trucs, les améliorations et l’écoute des utilisateurs.  En période de lancement, le support direct aux utilisateurs est mis de l’avant.

Est privilégié, un lancement le plus concentré possible des services d’Office 365 pour ainsi bénéficier de l’intégration unique de tous ses services. Certains services peuvent toutefois faire l’objet d’un lancement déphasé. Pour sûr, la montée en puissance des utilisateurs se fera à différentes vitesses. En contrepartie, vous pourrez compter sur l’entraide entre collègues et le fait que tous seront guidés par les mêmes usages stables basés sur le meilleur emplacement où sauvegarder chaque brique d’informations.

Office 365 aidera vos équipes à être plus efficaces et agiles avec le numérique cloud. Office 365 couvre à la fois les aspects de production de contenus d’affaires, de communication et de collaboration. La clef de son succès réside dans l’assemblage et l’appropriation de modèles d’usages stables. Chaque modèle précise les étapes, règles et conventions de classement des contenus d’affaires. La plupart de ces usages combinent plus d’un service d’Office 365. Nul besoin d’être expert d’un service pour l’utiliser.